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PTAdministrador de archivos
Coordina la estructura de clasificación y los criterios descriptivos.
Saulo · Archivo y memoria
La memoria de la Congregación permanece viva y accesible.
Una referencia para conservar y encontrar los documentos de la Congregación.
Un archivo estructurado hace que la memoria sea consultable y ayuda a preservar los originales.
De la dificultad diaria a una respuesta concreta
Conservar no basta.
Hay que poder encontrar.
Cuando los archivos siguen criterios distintos y la búsqueda depende de la memoria de una sola persona, localizar un documento requiere tiempo y consultas entre personas y oficinas.
Saulo reúne descripciones y materiales en un archivo organizado, haciendo que la consulta dependa menos de quienes ya conocen cada colección.
Cómo empezar
Organiza los documentos según las necesidades de tu instituto.
Elegir los documentos de los que partir y acordar los criterios para describirlos y ponerlos a disposición de su consulta.
- 01
Localice el primer archivo.
Seleccionar los materiales a organizar, distinguiendo documentos actuales, de almacenamiento e históricos.
- 02
Definir clasificación.
Establezca la propiedad y la información descriptiva para que se completen de manera consistente.
- 03
Hacer que las fuentes sean consultables.
Inserta archivos digitales y asigna permisos, ampliando progresivamente los archivos disponibles.
Responsabilidades y acceso
A cada uno su propia tarea.
Acceso según rol.
La consulta de documentos depende de los privilegios asignados. Los roles y áreas permiten organizar el trabajo según las responsabilidades de la Congregación.
Operadores habilitados
Catalogan los materiales y actualizan los archivos pertinentes.
Consultores autorizados
Buscan y consultan los documentos accesibles a su función.
Funciones
las herramientas
para el trabajo diario.
Propietario jerárquico
Inserción y búsqueda de documentos a través de una estructura de clasificación, adoptando y personalizando también los cuadros de clasificación disponibles, como el del CNEC.
Fichas y criterios de búsqueda
Descripción por autor, título, fecha, materia, palabras clave, tema y ubicación o firma.
Búsqueda de texto
Indexación de documentos textuales para buscar ocurrencias de contenido. Las copias digitales deben contener texto que permita realizar búsquedas para este tipo de consulta.
Archivo multimedia
Además de textos, almacenamiento de imágenes, videos, audio, hojas de cálculo, presentaciones y otros archivos informáticos.
Configuración y formación
Comencemos con cómo trabaja hoy.
Juntos evaluamos las necesidades, las personas a involucrar y el primer paso útil para tu Congregación.
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