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PTResponsabile dell’archivio
Coordina la struttura di classificazione e i criteri descrittivi.
Saulo · Archivio e memoria
La memoria della Congregazione rimane viva e accessibile.
Un riferimento per conservare e ritrovare i documenti della Congregazione.
Un archivio strutturato rende la memoria consultabile e aiuta a preservare gli originali.
Dalla difficoltà quotidiana a una risposta concreta
Conservare non basta.
Serve poter ritrovare.
Quando gli archivi seguono criteri diversi e la ricerca dipende dalla memoria del singolo, individuare un documento richiede tempo e passaggi tra persone e uffici.
Saulo raccoglie descrizioni e materiali in un archivio organizzato, rendendo la consultazione meno dipendente da chi conosce già le singole raccolte.
Come iniziare
Organizza i documenti secondo le esigenze del tuo Istituto.
Scegli i documenti da cui partire e concorda i criteri per descriverli e renderli consultabili.
- 01
Individua il primo archivio.
Seleziona i materiali da organizzare, distinguendo documenti correnti, di deposito e storici.
- 02
Definisci la classificazione.
Imposta il titolario e le informazioni descrittive da compilare in modo uniforme.
- 03
Rendi consultabili le fonti.
Inserisci i file digitali e assegna le autorizzazioni, ampliando progressivamente gli archivi disponibili.
Responsabilità e accessi
A ciascuno il proprio compito.
Accessi secondo il ruolo.
La consultazione dei documenti dipende dai privilegi assegnati. Ruoli e ambiti consentono di organizzare il lavoro secondo le responsabilità della Congregazione.
Operatori abilitati
Catalogano i materiali e aggiornano gli archivi di competenza.
Consultatori autorizzati
Ricercano e consultano i documenti accessibili al proprio ruolo.
Le funzioni
Gli strumenti
per il lavoro quotidiano.
Titolario gerarchico
Inserimento e ricerca dei documenti attraverso una struttura di classificazione, anche adottando e personalizzando titolari disponibili, come quello CNEC.
Schede e chiavi di ricerca
Descrizione per autore, titolo, data, oggetto, parole chiave, argomento e posizione o segnatura.
Ricerca testuale
Indicizzazione dei documenti testuali per ricercare le occorrenze nei contenuti. Le copie digitali devono contenere testo ricercabile per questa modalità di consultazione.
Archivio multimediale
Oltre ai testi, conservazione di immagini, video, audio, fogli elettronici, presentazioni e altri file informatici.
Configurazione e formazione
Partiamo da come lavorate oggi.
Valutiamo insieme esigenze, persone da coinvolgere e primo passo utile per la tua Congregazione.
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